Em algumas situações, pode haver a necessidade, ou ser mais adequado, anexar um arquivo (normalmente em formato pdf) a uma página do site. Para tornar isto possível, habilitamos um recurso de upload rápido de arquivos que é integrado no próprio editor: quando desejar associar uma palavra ou frase a um arquivo, proceda assim:
- Abra a página em modo de edição
- Selecione o termo a ser vinculado ao arquivo
- Na barra de ferramentas do editor, clique no botão de upload de arquivos para abrir a caixa de diálogo de seleção de arquivo.
- Selecione o arquivo desejado e efetive a operação. Com isto, você deve notar que o termo selecionado foi convertido em um link, indicando que a associação foi realizada.
- Salve a página para que seja feito o upload do arquivo e efetivada a associação.
Este recurso simplifica bastante o trabalho de upload de arquivos, mas pode criar vários problemas se não for usado com critério. Por isto, recomendamos:
Escolha cuidadosamente os tipos de informação que serão disponibilizadas através de anexos
Procure minimizar o uso deste recurso. Ele destina-se apenas à inclusão de informações acessórias, dentre as quais podemos listar:
- Formulários
- Documentos em geral
- Normas, regulamentos, regimentos, atas, editais
- Arquivos de mídia (cartazes, figuras, etc)
Note que o mecanismo de busca do site não rastreia o conteúdo de arquivos anexados e portanto eles não serão retornados como resultado de uma busca no site. Assim, nenhuma informação que se possa qualificar como informação primária do site deve estar contida (pelo menos não exclusivamente) em um arquivo anexado.
Não anexar o mesmo arquivo mais de uma vez
Cada vez que é feito o upload de um arquivo, uma nova cópia dele é enviada para o site. Além de ser um gasto desnecessário de espaço de armazenamento, isto ao longo do tempo dificulta o gerenciamento destes arquivos.
Por exemplo, se houver necessidade de atualizar o arquivo, isto terá de ser repetido em todas as cópias que foram enviadas. Pode não ser muito fácil, passado algum tempo, recordar todas os lugares no qual o arquivo foi anexado, o que vai acabar resultando em informações desatualizadas e inconsistentes.
Quando houver necessidade de fazer referência ao mesmo arquivo em mais de um local, você pode inserir um link apontando para arquivo que já foi enviado para o site. Proceda assim:
- Encontre o local onde o arquivo foi anexado inicialmente e copie o endereço do link (para isto, clique sobre ele com o botão direito do mouse e selecione o item “Copiar endereço”).
- Abra, em modo de edição, a página onde deseja referenciar o arquivo novamente (pode ser inclusive a mesma página em que o arquivo foi anexado) e selecione a palavra ou frase que deseja associar ao arquivo.
- Clique no botão de inserção de hyperlink do editor e cole o endereço copiado no item 1 na caixa de texto destinada à URL
- Importante: ainda na caixa de texto da URL, remova do endereço que você acabou de colar a parte relativa ao nome do site (isto é, www.ime.unicamp.br).
- Salve a página e verifique se o link está funcionando corretamente.
Não replicar documentos originários de outros órgãos ou autoridades
Por exemplo, a Procuradoria Geral da Unicamp mantém um repositório de toda a documentação legal (resoluções, deliberações, portarias, editais, etc) emanada de órgãos e autoridades da Administração Central da Universidade (Reitoria, CONSU, CAD, CEPE, etc). Portanto, não existe qualquer necessidade de manter cópias deste tipo de arquivo em nosso site: quando necessário, deve-se simplesmente referenciar, através de um hyperlink, a página correspondente a qualquer destes documentos no site da Procuradoria.
O mesmo se aplica, obviamente, a documentos emitidos por qualquer outro órgão da Unicamp ou instituição externa.